校属各单位、各部门：
为落实部门立卷归档基本工作制度，切实做好学校2023年度档案收集整理归档工作，及时、准确、保质保量完成档案归档任务，实现2023年度全校档案“应归尽归、应收尽收”，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、各单位、各部门2023年1月1日至12月31日期间在教学、科研、管理和其他各项工作中形成的具有保存价值的文字、声像和电子文件材料。
2、各单位、各部门2023年1月1日至12月31日期间荣获的省部级以上表彰的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，上级领导题词、赠言手迹、赠送字画，校际交流、对外交流所赠礼品及其他具有保存价值的实物。
3、2022年1月1日至12月31日期间形成的财务文件材料及报表、账簿、凭证、工资册等。
详见《各单位、各部门归档材料立卷参照表》（附件1）。
二、归档时间
除基建项目等特殊档案材料外，其他档案材料须于2024年9月30日前立卷移交档案馆。
三、组织分工
1、档案馆负责全校档案归档工作的组织与监督，并对部门立卷归档工作进行考核。主要包括为各单位（部门）指派对口指导责任人（附件2），编制《立卷归档指导手册》，对兼职档案员开展业务培训，加强业务指导与监督，结合归档工作开展档案工作标准贯标和全校档案工作检查，及时汇总、通报归档情况等。
2、各单位、各部门分管档案工作负责人负责组织、监督本单位（部门）立卷归档工作。请各位分管领导高度重视，加强领导，严格把关，统筹安排，于2024年6月15日前完成本单位（部门）立卷归档布置工作，督促兼职档案员和相关工作人员按要求做好本单位（部门）归档范围内档案材料的立卷工作，并为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件，确保其在规定时间内，优质、高效完成本单位（部门）的立卷归档工作。
3、各单位（部门）兼职档案员负责本单位（部门）文件、声像和实物等档案材料的收集、组卷、立卷和归档工作。主要包括对照《各单位、各部门兼职档案员归档分工表》（附件2），指导相关工作人员做好文件材料的收集、鉴定、整理工作，并按照《部门立卷归档整理方法及步骤》和《档案管理系统操作指南》（附件3、4）对收集的档案材料进行分类、整理组卷（分盒、排序、编页码）、著录（录入档案管理系统制作卷内目录）和立卷（编档号、加盖并填写档号章），经分管档案工作负责人审查签字后移交档案馆。
四、归档流程
各单位、各部门根据《部门立卷归档流程图》（附件5），按照“预立卷-整理组卷-著录初审-实体复审-移交归档”的流程做好部门立卷归档工作，各阶段具体时间安排如下：
1、6月15日—6月28日兼职档案员组卷著录；
2、6月29日—7月12日对口档案管理员初审；
3、7月13日—9月6日兼职档案员立卷、分管领导审核；
4、9月7日—9月20日档案馆复审实体档案；
5、9月21日—9月30日办理移交。
五、归档要求
1、纸质文件材料收集、整理、装订、编目及移交，要严格按照档案馆编制的《部门立卷指导手册》有关规定的步骤与质量要求，要确保归档文件材料的齐全、完整，以及归档文件材料整理的系统性、规范性。归档材料须是原件，要求材料质地优良、内容完整、标识齐全、声像清晰、字迹符合归档要求。
2、各单位、各部门务必加强学校档案管理系统信息著录管理，不得将档案管理系统交给未授权人员使用，确保信息安全，信息著录要严格按照《各门类档案著录标准》（附件6-10）要求，保证著录信息的准确性和规范性。
3、各单位、各部门移交需复审的实体档案前，请提前与档案馆对口档案员联系确定移交校区和地点，屏风校区接收档案地点为图书馆侧楼308室，雁山校区接收档案地点为图书馆710室。
联系电话：5896140
（附件请在办公自动化里查看）
档案馆
2024年6月13日
