一、注意事项
1.查借阅人事档案者一般为学校各单位的组织人事干事，且系中共党员；
2.查借阅人事档案，必须按照查借阅流程履行相关手续；
3.查借阅人事档案，需查借阅部门派人到人事档案室查借阅，不接收帮忙复印、扫描、拍照、传真等服务请求；
4.查借阅人员必须严格遵守保密制度，严禁对档案内容进行拍照，不得泄露或擅自对外公布档案内容；
5.查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料；
6.档案查阅人员不得擅自复制档案内容，因工作需要从档案中取证的，须经管理人事档案的单位审查同意；
7.人事档案室按相关规定确定是否提供和提供什么材料；
8.查阅档案后，需在干部人事档案查阅登记册登记签字。
二、查借阅审批手续
1.校内单位
除办理案件外，组织部、人事处以外的其他各查阅单位只能查阅本部门所属干部、职工的人事档案，不得交叉查阅其他单位干部、职工的人事档案；跨单位查借阅，须经组织人事部门负责同志批准。
单位查阅人事档案，须如实填写《桂林理工大学人事档案查（借）阅审批表》，根据查阅原因（行政、党务）的不同，报单位负责同志审批签字并加盖公章，在获批之日起5个工作日内，应指派2名及以上组织人事干事，到人事档案室查档，并按规定做好登记。
任何人不得查借阅本人及其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人事档案。
教职工本人及其亲属办理公证、诉讼取证和亲属关系证明等事项，可携带本人有效身份证件，向人事档案室说明事由，由档案管理人员进行查阅办理。
其他情况不接待职工个人查阅档案。因入学报考、评职称、工人考级等原因确需查阅的，须按要求填写《桂林理工大学人事档案查（借）阅审批表》，经所属单位负责人审批同意后，提请本单位的组织人事干事代为查阅。（因进修学习需查档的，须同时上传已完成全部审批的《桂林理工大学教职工在职进修审批表》截图作为查档事由的附件）
（二）校外查档
学校一般不接受外单位来校查阅本校干部、职工人事档案。确因工作需要查阅的，须先发送查档函至我校党（校）办机要信息科（传真：0773-5892796/0773-8986516）或直接发至校内对口业务部门，由校内对口业务部门办理查档申请手续。经审批同意后，校外查档人员持单位介绍信和本人身份证原件，到人事档案室查档。
1.查阅拟调出教职工人事档案，除拟调出人员所在单位（部门）负责人审批外，按照干部管理权限，查阅科级以上人事档案还须党委组织部审批，查阅一般人事档案须经人事处审批，并有拟调出人员所在单位（部门）的组织人事干事陪同办理。
2.因巡查、办理案件查阅教职工人事档案，由学校纪委办公室/监察室/党委巡察工作领导小组办公室负责人审批，并有该部门组织人事干事陪同办理。
3.国家安全部门因工作需要查阅相关人员档案，由学校党委武装部/党委保卫工作部/保卫处负责人审批，并有该部门组织人事干事陪同办理。
（三）校内借阅
人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位在填写《桂林理工大学人事档案查（借）阅审批表》时，须在“查档事由”“查档内容”中详细说明，并经校领导批准后才能借出，在获批之日起5个工作日内，应指派2名及以上组织人事干事，到人事档案室借出，在规定时限内归还，并按规定做好登记。
三、审批方式
1.线上审批
可在PC端和手机端使用一网通办平台校内档案查（借）阅线上审批服务。登录“校园一网通办事大厅”--“服务中心”--“档案馆”--“人事档案”--“办理入口”，根据查档类型进行线上申请，审批通过后可到档案馆人事档案室现场查（借）阅档案。
2.线下审批
办理查（借）档业务也可线下审批，在档案馆网站“档案服务”模块下的“人事档案查档”页面下载，请需要线下办理查（借）档业务的教职工打印审批表按照审批流程签字盖章后到档案馆人事档案室现场查（借）阅档案。
四、意见反馈
查（借）档办理过程中如遇业务问题或流程审批程序技术问题，请及时向档案馆人事档案室反馈，我们会及时跟进解决。
办公地点：屏风校区图书馆（侧楼）四楼人事档案室405
联系电话：0773-5892810
