一、在校生
在校生因征兵入伍报名需利用录取名册的请联系各学院辅导员统一报武装部，由武装部负责统一申请；因体育竞赛等各类学生竞赛、比赛报名需利用录取名册的，由组织单位负责统一申请。
二、教职员工
1. 查阅本单位（部门）立卷档案，须经本单位（部门）负责人批准，持申请人有效证件到档案馆查阅。
2. 查阅非本单位（部门）立卷档案，须经查阅单位（部门）负责人、原档案材料形成单位负责人以及档案馆负责人批准，持申请人有效证件到档案馆查阅。
3. 查阅财会档案和基建档案，除须经财务处负责人和基建处负责人批准外，还需财务处人员和基建处人员陪同办理。
4. 个人查阅财务凭证档案，须提供凭证日期和财会凭证号，经申请人所在单位（部门）负责人、财务处负责人和档案馆负责人批准，持申请人有效证件到档案馆查阅；因个人科研项目结题审计需查阅凭证档案的，除办理审批手续外，还需派一名项目组成员全程陪同。
5. 查阅学校党委全委会、党委常委会、校长办公会会议记录、纪要，须经查阅单位（部门）主要负责人、党委办公室（校长办公室）负责人、档案馆负责人和分管党（校）办校领导批准，持申请人有效证件到档案馆查阅。
6. 学校纪检、监察、审计、组织、人事等部门因特殊任务需要查档的，须经查阅单位（部门）负责人、档案馆负责人和分管档案工作校领导批准，持工作证明文件和申请人有效证件到档案馆查阅。
7. 学校档案原则上不外借。因特殊情况需要外借的，须经借阅单位（部门）主要负责人、原档案材料形成单位主要负责人、档案馆负责人和档案工作分管校领导批准后方可借出，借期一般不超过7天；对因特殊工作需要借出限制使用档案的，还须经学校党委书记或校长批准。
三、申请方式
1. 在校生个人可通过远程查档申请，也可直接/委托来馆办理。
2. 教职工可在PC端和手机端登录“校园—网通办事大厅”—“服务中心”—“档案馆”—“档案查（借）阅审批”，根据查档类型进行线上申请；也可在附件下载审批表，按照审批流程签字盖章后到档案馆办理。
