查档指南

桂林理工大学查档指南
序号	档案类别	服务对象	查档内容	服务方式	需要提供材料/流程	审批部门	查档联系人	联系电话	查档地点
1	学生学籍档案	在校生	录取名册	远程查档	1. 学生证扫描件 2. 身份证扫描件 3. 远程查档申请线上申请：校内一网通平台档案馆远程查档模块，详见远程查档栏目	档案馆	秦老师	0773-5896140	屏风校区图书馆侧楼三楼
				到馆办理	学生证原件
				委托办理	1. 申请人身份证复印件 2. 申请人学生证复印件 3. 被委托人身份证原件 4. 委托书（档案馆网站下载）
			录取名册（入伍、比赛、竞赛等批量办理）	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人联系学校对口管理部门登记注：征兵入伍报名请联系各学院辅导员统一报武装部 2. 对口管理部门申请查档线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网站下载审批表签字盖章	对口管理单位（部门）本科生院档案馆分管校领导（借阅）
		校友	录取名册、学籍卡、成绩单、毕业生登记表、硕士毕业论文评阅书等	远程查档	1. 学位证书或学历证书扫描件 2. 身份证扫描件 3. 远程查档申请线上申请：校内一网通平台档案馆远程查档模块，详见远程查档栏目	档案馆
				到馆办理	1. 身份证原件 2. 学位证书或学历证书复印件
				委托办理	1. 申请人身份证复印件 2. 申请人学位证书或学历证书复印件 3. 被委托人身份证原件 4. 委托书（档案馆网站下载）
2	文书档案	校内教职员工	上级和学校下发的文件、请示报告、会议纪要、审计报告等材料	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网站下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）档案形成单位档案馆分管校领导（借阅）	叶老师	0773-5896140
3	基建档案	校内教职员工	基建综合管理文件，工程管理、施工、监理、竣工验收等文件、图纸材料	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网站下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）基建处档案馆分管校领导（借阅）
4	外事档案	校内教职员工	国际交流、中外合作办学等材料	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网站下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）国际交流处档案馆分管校领导（借阅）
5	财会档案	校内教职员工	财务凭证（科研项目结题需要）	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 凭证查阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网站下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）财务处档案馆	邱老师	0773-5896140
		校内教职员工	财务凭证（科研项目结题需要）	线上/线下审批委托办理	1. 被委托人有效证件原件 2. 申请人身份证复印件 3. 凭证查阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网站下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）财务处档案馆
		个人科研项目审计组	财务凭证（科研项目审计需要）	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 凭证查阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章 3. 审计组人员名单 4. 审计人员有效证件 5. 科研项目组一名成员全程陪同	申请人所在单位（部门）财务处档案馆
		校内教职员工	财务报表、账簿、工资册、财务凭证（非科研项目结题需要）等	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网站下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）档案形成单位（部门）档案馆分管校领导（借阅）
		专项审计组	财务管理文件、凭证、账簿、报表等	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件，并全程陪同 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章 3. 审计组人员名单 4. 审计人员有效证件 5. 专项审计证明文件	审计处财务处档案馆分管校领导（借阅）
6	科研档案	项目、课题负责人	科研项目、课题材料	来馆办理	本人有效证件原件	直接到档案馆查阅
6	科研档案	校内其他人员	科研项目、课题材料	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 个人查阅科研档案审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章	项目、课题负责人科学技术研究院
7	实物档案	校内教职员工	报废印章	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 印章使用审批线上审批：校内一网通平台党（校）办服务模块	申请人所在单位（部门）党（校）办
7	实物档案	校内教职员工	教学、科研、管理、对外交流合作等活动相关纪念品、奖状、证书等物品	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）档案形成单位（部门）档案馆分管校领导（借阅）
8	设备档案	校内教职员工	仪器设备随机技术文件及招标等文件材料	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）资产管理处档案馆分管校领导（借阅）
9	产品档案		产学研相关材料	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）档案形成单位（部门）档案馆分管校领导（借阅）
10	出版档案		学报、年鉴等刊物材料	线上/线下审批来馆办理		申请人所在单位（部门）档案形成单位（部门）档案馆分管校领导（借阅）
11	声像档案		学校重大会议、活动等相关照片、录音录像	线上/线下审批来馆办理	1. 申请人有效证件原件 2. 档案查（借）阅审批线上审批：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）宣传部档案馆分管校领导（借阅）
12	人事档案	校内单位、校内教职员工	履历类材料	线上审批来馆办理	校内单位： 1.查阅人数2人及以上，一般为各单位组织人事干事，且系中共党员 2. 查阅人有效证件原件 3.《桂林理工大学人事档案查（借）阅审批表》线上审批：校内一站式平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）人事档案室人事处（跨单位查阅）组织部（跨单位查阅）档案馆分管校领导（借阅）	唐老师	0773-5892810	屏风校区图书馆侧楼四楼
			自传和思想类材料
			考核鉴定类材料
			学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料
			政审、审计和审核类材料
			党、团类材料		教职员工： 1. 教职工本人及其亲属办理公证、诉讼取证和亲属关系证明等事项，可携带本人有效身份证件，向人事档案室说明事由，由档案管理人员进行查阅办理。 2. 其他原因需要查阅人事档案的：①《桂林理工大学人事档案查（借）阅审批表》，（因进修学习需查档的，须同时上传已完成全部审批的《桂林理工大学教职工在职进修审批表》截图作为查档事由的附件）；②提请所在单位的组织人事干事代为查阅线上审批：校内一站式平台档案馆服务模块线下审批：档案馆网页下载审批表签字盖章	申请人所在单位（部门）人事档案室档案馆
			表彰奖励类材料
			违规违纪违法处理处分类材料
			工资、任免、出国和会议代表类材料
			其他可供组织参考的材料
13	校外单位查档			联系校内对口业务部门申请来馆办理	1. 联系校内对口业务部门办理查档申请线上审批:：校内一网通平台档案馆服务模块线下审批:档案馆网页下载审批表签字盖章 2. 校内业务部门申请人有效证件原件，并全程陪同 3. 校外查档人员有效身份证原件 4. 单位介绍信	校内对口业务部门档案形成单位（部门）档案馆分管校领导	秦老师	0773-5896140	屏风校区图书馆侧楼三楼
13	校外单位查档			来函审批来馆办理	1. 发送单位查档函至学校党（校）办机要信息科办理来函审批学校传真：0773-8986516/5892796 2. 校外查档人员有效身份证原件 3. 单位介绍信	党（校）办校领导	秦老师	0773-5896140	屏风校区图书馆侧楼三楼