校属各单位、各部门：
为切实做好学校2021年度各类档案资料的归档工作，及时、准确、保质保量完成档案整理归档任务，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）2021年1月1日至12月31日期间，各单位、各部门在党政管理、教学、科研、外事、基建、资产设备管理、出版等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的材料。
（二）各单位、各部门文件材料归档范围详见《桂林理工大学档案归档范围和保管期限表》(桂理工 〔2021〕19号)，归档范围可在校办主页档案工作栏目中下载。
（三）未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位（部门）自行建档保管。各单位（部门）自管材料，也是学校档案的重要组成部分，各单位（部门）要确保文件材料的齐全完整，全面做好保管和提供利用工作。
二、归档时间
除审计、财务、基建等特殊档案材料外，其他常规性档案材料须于今年4月30日前完成全部材料的移交归档，具体归档时间以《桂林理工大学档案归档范围和保管期限表》(桂理工 〔2021〕19号)为准。
三、归档程序
1、各单位、各部门应按照学校制定的各类档案管理办法要求和归档范围清单，认真收集好本单位（部门）工作中形成的各种文件材料，按照预立卷规范分类整理并分类制作归档文件目录和移交清单（具体预立卷规范和移交清单样表见校办主页-档案工作-预立卷规范及相关表格下载），经分管档案工作领导或部门负责人审核签字后，送我办综合档案室正式立卷、归档。
2、上级和本校的正式公文、学校各单位（部门）签订的重大合同协议书以及各单位（部门）的2021年度年终总结和计划由校办统一归档，各单位（部门）不用单独移交。
3、学校2021年度采购的50万元以上的仪器设备项目档案资料由资产管理处统一收集归档，各单位（部门）不用单独移交。
4、各单位（部门）举办或承办的国际和全国性科研学术会议或重要学术讲座活动材料由科技处统一收集归档，各单位（部门）请将会议活动报告、会议纪要、日程安排、参会人员名单、领导讲话稿、论文集、学术交流材料、活动照片、录音录像等材料及时上交科技处。
5、各单位（部门）举办或承办的国际和全国性非科技类重大会议活动材料由校办综合科统一收集归档，各单位（部门）请将会议活动报告、会议纪要、日程安排、参会人员名单、领导讲话稿、论文集、学术交流材料、活动照片、录音录像等材料及时上交校办综合科。
四、归档要求
1、各单位（部门）要高度重视档案收集归档工作，加强领导，严格把关，统筹安排，为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件，确保其在规定时间内，优质、高效完成本单位（部门）的预立卷归档工作。各单位（部门）档案归档工作情况将上报学校作为年终考核重要参考，学校也将适时进行档案工作考核评比。
2、请科技处、财务处、基建后勤处、资产管理处按照《桂林理工大学科学技术研究档案管理办法》（桂理工〔2021〕18号）、《桂林理工大学财会档案管理办法》（桂理工〔2021〕16号）、《桂林理工大学基本建设档案管理办法》（桂理工〔2021〕21号）和《桂林理工大学仪器设备档案管理办法》（桂理工〔2021〕20号）等文件要求分别做好科研项目、财务资料、基建项目、仪器设备等类别档案的归档工作。
3、同时具有纸质文件和电子文件的部门，在归档纸质文件的同时归档电子文件，归档的电子文件请用档案专用光盘（专用光盘可到综合档案室领取）刻录。
4、照片、录音录像类档案资料请按照桂林理工大学声像档案预立卷规范（校办主页-档案工作-预立卷规范及相关表格下载）预立卷归档；实物类档案请按照《桂林理工大学实物档案管理办法》（桂理工〔2021〕17号）预立卷归档。
5、各单位（部门）提交归档的材料须是原件，复印件原则上不归档；移交的纸质文件材料要求字迹清楚、用纸规范，不缺页、漏项；所有归档文件用回形针、凤尾夹等整理，严禁使用订书针、大头针、胶水等装订；凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
6、各单位（部门）兼职档案员按归档要求进行收集整理后，请将档案资料、归档文件目录和移交清单（一式两份）于2023年4月30日前移交校办综合档案室（屏风校区图书馆侧楼308室），移交时双方签字确认，各执一份留存备查。
联系人：陈黎、叶丽宝、邱玉兰，联系电话：5896140。
校长办公室
2022年3月1日
