桂林理工大学档案实体分类方案

为推进学校档案工作适应现代化管理的需求，促进档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等有关制度规定，结合学校档案工作实际，编制本方案。

一、编制原则

1.遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。

2.以我校综合档案为对象，按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别，加以分类，确定统一的体系结构和类目序列。

3.类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

二、类目设置与标识

（一） 一级类目设置与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层次，根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，确定十二个一级类目，采用一级类目名称主词汉语拼音的第一个字母组合而成，其名称、标识符号和主要内容如下：

1.党群类 DQ学校在党群工作中形成的材料。

2.行政类 XZ 学校在行政工作中形成的材料。

3.教学类 JX 学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的材料。

4.科研类 KY 学校在科学研究管理和科研实践活动中形成的材料。

5.产品生产类 CP学校在产品生产、科技开发中形成的材料。

6.基本建设类 JJ 学校在基本建设管理和项目建设、重大修缮类项目中形成的材料。

7.仪器设备类 SB学校在仪器设备工作管理和仪器设备（单件价值在50万元以上）申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的材料。

8.出版类 CB 学校在出版工作管理和出版活动中形成的材料。

9.外事类 WS学校在外事工作管理和外事活动中形成的材料。

10.财会类 CK 学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的材料。

11.实物类 SW学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成的有保存价值的实体物品。

12.照片类 ZP学校在各项活动中形成的具有保存价值的照片。

13.录音类 LY学校在各项活动中形成的具有保存价值的录音。

14.录像类 LX学校在各项活动中形成的具有保存价值的录像。

15.光盘类 GP学校在各项活动中形成的具有保存价值的以光盘形式存储的文件材料。

（二）二级类目设置与标识

二级类目是对一级类目的细分，依据每一个一级类目的内容特点，结合档案记述和反映的内容性质，分别按职能、问题、项目等设置。标识一般采用阿拉伯数字“双位制”。依次标识为“11、12、13……99”等，但带“0”的数字不用。

党群类和行政类的二级类目按职能并兼组织机构设置。

教学类的二级类目按类别和学历层次设置。

外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。

财会类的二级类目按档案的内容构成和形成特点设置。

科研类、基建类、设备类、产品类、出版类的二级类目按档案形成和成套性特点设置。

实物类、照片类、录音录像类、光盘类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。

（三）三级类目设置与标识

三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成特点和规律，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。

三、档号的编制

档号是存取档案的代号、排架的依据，反映我校档案的分类体系和物理位置。

（一）档号编制的原则

遵循“唯一性、合理性、稳定性和简明性”的原则，同一全宗的档号不得重号和空号，不能随意变动，能适应计算机管理的需要，便于插卷与扩展，有利于发挥排架、检索的双向功能。

（二）档号结构、标识和模式

1.档号结构

档号结构由年度号、类别号、案卷号（盒号）和件号四部分组成。

年度号：由四位阿拉伯数字组成，表示自然年度。例：“2023”。

类别号：档号的主体，由类目代码、部门代码、业务代码和保管期限代码五部分构成，例：“XZ11.15.0.Y”。

类目代码：档案二级类目代码，例：“DQ11”。

部门代码：校内单位（部门）代码，由二位数字组成。例：“14”。

业务代码：部门内部二级类别号，一般为“0”。

保管期限代码：保管期限分为永久、30年、10年。“Y”代表永

久，“D30”代表30年，“D10”代表10年。

案卷号/盒号：是按所选择的类别中最下位类顺序编码。

件号：同一个案卷或同一盒中有多个文件的，在案卷号或盒号后面加件号1、2、…标识。

2.档号标识

采用汉语拼音首字母和阿拉伯数字组合的混合号码制。年度号、类别号、案卷号（盒号）、件号之间用连接符号“-”连接；类别号下属类目代码、部门代码、业务代码、保管期限代码之间用“.”连接。

3.档案模式

档号模式为：年度-类目代码.部门代码.业务代码.保管期限-案卷号（盒号）-件号。如：2023-XZ12.06.0.Y-1-2，表示2023年-人事.人事处.部门材料.永久-第一盒-第2件。

四、档案的实体排架

按照档案馆统一规划，分库房、分门类，按类别—年度横向排列。

五、档案类目划分与标识简表