第一章 总则

第一条 为了加强学校档案工作管理，有效保护和利用档案，为学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承和国际交流等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校建校以来在教学、科研、管理、服务等活动中直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存和利用价值的各种不同载体形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，是学校可持续发展的重要保障。学校把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导，健全档案机构。

第四条 档案是属于学校的不可再生的宝贵资源和财富，学校所有单位（部门）和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。

第五条档案工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，学校各单位（部门）在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保障。

第二章管理体制和职责

第六条 学校档案工作实行统一领导，集中管理，以确保学校档案的完整、安全和便于开发利用。

第七条 学校档案部门既是学校档案工作的行政职能管理部门，同时又是负责永久保存学校档案和提供本校档案利用的服务部门。其业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

第八条 档案部门的基本职能如下：

（一）贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范；

（二）建立健全本校档案工作的规章制度和业务规范，对各立卷单位档案工作进行监督、指导和检查；

（三）负责本校档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作；

（四）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作；

（五）开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流。

第九条 学校确定一名校领导分管档案工作，其主要工作职责是：

（一）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，列入学校议事日程。

（二）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难，为档案工作创造良好的条件。

（三）主持全校档案工作会议等重大活动。

（四）审批档案材料的销毁报告。

第十条学校各单位（部门）必须有一名负责人分管本单位（部门）的档案工作，并根据档案的收集、整理、立卷、归档的实际工作量设专职或兼职档案工作人员。专（兼）职档案人员职责是：

（一）热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。

（二）负责本单位（部门）档案材料的收集、保管、整理、预立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统和准确，按时移交档案。

（三）接受学校档案部门的业务指导和督促检查。

（四）维护档案材料的安全，做好保密工作。

（五）对按照规定不向档案部门移交或暂不移交的档案材料，应按照档案管理的规范进行保存和管理，确保档案材料的安全和完整，并积极提供服务。

第十一条对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定予以补助；要采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第十二条专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属档案专业技术人员，按照国家有关政策进行专业技术职务岗位聘任，并保证其岗位的相对稳定。

第三章档案的形成和管理

第十三条 学校各单位（部门）必须将档案管理工作纳入本单位、本部门的规章制度和岗位职责，做到每项重要的教学、科研、管理、服务等工作，都有完整、准确、系统的文件材料，纸质档案和电子档案材料要同步归档。归档范围如下：

(一) 党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要等；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二) 行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三) 教学类：主要包括在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文件材料；学校培养的学历教育学生的录取登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。

(四) 科研类：主要包括在科学研究管理和科学研究实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表及声像载体文件材料。

(五) 基本建设类：主要包括在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存利用价值的文字、图表及声像载体文件材料。

(六) 仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在50万元以上）的全套随机技术文件以及在招标、接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(七) 产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(八) 出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物、年鉴等。

(九) 外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十) 财会类：主要包括在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等文件材料。

(十一) 实物类：主要包括在教学、科研、管理、对外交往等各项活动中产生的具有保存利用价值的物品。

第十四条 学校实行档案材料形成部门和科研课题组预立卷归档制度。

学校各单位（部门）负责档案工作的人员应该按照归档要求，组织本单位（部门）的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料整理组卷，编制页号，制作卷内目录，交本单位（部门）负责档案工作的人员检查合格后向学校档案部门移交。

第十五条 归档的档案资料应质地优良，格式统一，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。

第十六条 各单位（部门）的档案材料必须按照规定按时向学校档案管理部门移交，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。对于学校教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案部门可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十七条 档案材料归档时间：

（一）党群类、行政类、外事类、生产产品类及教学类的综合管理文件等能按自然年度归档的材料在次年4月底前归档。

（二）教学类、外事类除综合管理文件以外的其他各类材料在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次归档。

（三）科研类档案在项目完成通过鉴定验收后于次年4月底前归档。

（四）基建类档案在项目竣工验收后3个月内归档。

（五）出版类档案在报刊、著作出版后两个月内归档。

（六）财会类档案材料在该会计年度结束后，可由财务处或二级独立核算单位保管1年，期满后的次年4月底前归档。

（七）仪器设备类档案材料须在验收合格后于次年4月底前将随机文件归档。

（八）声像档案应在该主题事件结束后两个月内归档。

第十八条移交、接收档案必须履行手续，填写移交清单，交接双方各执一份备查。对应当保密或限制使用的档案材料在向档案部门移交时，必须予以说明。

第十九条 进入档案库房的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具，以便于利用。

第二十条 档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。档案部门应切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时上报、处理，确保档案的安全与完整。

第二十一条 档案部门应建立档案统计、检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第二十二条 档案部门要定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡因按规定保管年限到期需销毁的档案，经有关部门同意后报分管校领导审批，按规定销毁。未经鉴定和批准，不得销毁学校档案。

第二十三条 销毁档案时，应指定专人（两人以上）监销。

第二十四条对已归档的文件材料，不允许擅自涂改、撤换、销毁。除非有明显错误和失真，经分管校领导审核并由相关专业人员鉴定属实的档案材料，方可进行相应的处理。

第二十五条 调出、离职及退休人员，在调离、退休时，应主动将其应归档的文件材料移交本单位（部门）的档案工作人员归档，不得擅自销毁应归档的文件材料。本单位（部门）档案工作分管负责人或档案工作人员也应主动提请其清理所保存的文件材料归档，以维护学校历史记录的完整、系统。

第四章档案的开放和利用

第二十六条学校档案管理部门应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。属于下列情况之一者，不对外公布：

(一) 涉及国家秘密的；

(二) 涉及专利或者技术秘密的；

(三) 涉及个人隐私的；

(四) 档案形成单位规定限制利用的。

第二十七条持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在履行相关登记手续后，均可以利用已公开的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十八条查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案管理部门分管领导批准。涉及未公开的专业技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经保密工作分管校领导批准。

第二十九条利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经学校分管校领导批准。

第三十条学校档案原则不可外借，特殊情况需要经档案管理部门分管领导批准。对于借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，按规定严肃处理。

第三十一条学校档案管理部门是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益目的的，不收取费用。用于商业目的的，按照有关规定合理收费。

第五章考核与奖惩

第三十二条 学校及各立卷单位应落实档案工作检查、考核和评估制度，对分管档案工作的负责人及专(兼)职档案员进行年度考核。

第三十三条对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向档案管理部门捐赠档案者，学校给予表彰与奖励：

(一) 在档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二) 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三) 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四) 将重要或珍贵档案捐赠给高校档案机构的；

(五) 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条有下列行为之一的，由档案部门责令限期改正；情节严重的，报分管校领导批准，对直接责任人或主管责任人按学校有关规定给予处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

(一) 将职务活动中形成的应当归档的文件材料据为己有，不按规定归档、拒绝交档案部门归档的；

(二)玩忽职守，造成学校档案损毁、丢失或擅自销毁档案的；

(三) 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(四) 涂改、伪造档案的；

(五) 擅自出卖、赠送、交换学校档案的；

(六) 其他违反档案法律法规的行为。

第六章 附则

第三十五条 本办法自公布之日起执行，由校长办公室负责解释，原《桂林工学院档案管理办法》（桂工院〔2001〕68号）同时废止。