为了加强档案管理，确保学校档案安全完整，充分发挥档案资料的作用，使档案查（借）阅工作规范化、制度化，结合学校实际，特制定本规定。
第一条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围，并履行相关审批登记手续后，均可利用学校开放范围内的档案。
第二条 查（借）阅档案，须办理查（借）阅手续，填写查（借）阅者的姓名、单位、查（借）阅档案的目的和内容等。
第三条 校属各单位、各部门查阅本单位（部门）档案，经本单位（部门）负责人批准后，持申请人有效证件到档案馆查阅。
第四条 校属各单位（部门）原则上只能查阅本单位（部门）相关档案。跨单位查阅重要档案材料，经查阅单位（部门）负责人、原档案材料形成单位负责人以及档案馆负责人批准后，持申请人有效证件到档案馆查阅。
第五条 查阅财会档案，须经财务处负责人同意并安排人员陪同。查阅基建档案，须经基建处负责人同意，并安排人员经手办理。
第六条 学校纪检、监察、审计、组织、人事等部门因特殊任务需要查档的，经查阅单位（部门）负责人、档案馆负责人和分管档案工作校领导批准，持申请人有效证件到档案馆查阅。
第七条 查阅学校党委全委会、党委常委会、校长办公会会议记录、纪要，经查阅单位（部门）主要负责人、党委办公室（校长办公室）主要负责人、档案馆负责人和分管党（校）办校领导批准后方可查阅。
第八条 校内人员原则上只能查阅本人相关档案，委托他人办理的，需出具委托书；查阅他人限制利用的科研档案，须经课题项目负责人及科学技术研究院负责人同意。
第九条 校外单位或个人查阅学校开放档案，须持本人身份证件和单位介绍信，委托他人办理的，受托人须持有效委托证明，方可查阅。
第十条 学校档案原则上不外借。因特殊情况需要外借的，须经借阅单位（部门）主要负责人、原档案材料形成单位主要负责人、档案馆负责人和分管档案工作校领导批准后方可借出，且借期一般不超过7天；对因特殊工作需要借出限制使用档案的，还须经学校党委书记或校长批准。
第十一条 查阅档案一律在档案馆阅档室进行。档案利用者应自觉遵守保密制度，不得翻阅其它与所查内容无关的档案，摘抄、复制、拍照档案，须经工作人员确认并同意。未经档案馆同意，不得转借、擅自公布档案内容。
第十二条 档案利用者对所查借阅的档案要妥善保管。阅读案卷时严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注等，保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。
第十三条 严格执行档案查借阅审批、登记、催还制度。查借阅档案须填写档案查借阅登记簿，并指定专人负责查借阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案查借阅记录，发现未归还的，要及时催还，并做好记录。归还档案时，需经档案馆工作人员对案卷的数量和卷内文件仔细检查、核对，无误后办理归还手续。如发现有转借、损坏、丢失等现象，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。
第十四条 本细则由档案馆负责解释。
