本规定对照片档案数字化工作流程提出具体的技术要求，适用于档案馆（室）照片档案的数字化加工、验收及数据管理。
1 照片档案数字化基本要求
1.1 加工范围
为永久或长期保存的、社会利用价值高的照片档案。
1.2 基本环节
照片档案数字化的基本环节为：档案整理、档案数字化、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。
1.3 过程管理
1.3.1 建立照片档案数字化加工安全保密管理制度,确保档案原件和数字化档案信息的安全。
1.3.2 建立照片档案数字化的台帐制度,在数字化各环节均进行详细登记，以备查考。
2 照片档案整理
在照片档案进行数字化扫描前，应进行整理，确保数字化质量。
2.1 目录审核
根据照片档案的实际情况，按照《档案著录规则》（DA/T 18）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及《广西照片档案目录数据采集方案》、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则（试行）》等要求，核实目录的准确性，规范目录著录内容。有不规范或错误的题名、照片号、摄影时间、摄影者、底片号等，应对目录进行修改，为建立照片档案目录数据库做准备；已建立照片档案目录数据库的，则对已录入计算机的目录数据与原件进行检查核实。
2.2 照片检查
2.2.1 检查照片保存状况，对照片破损、变形、污渍、霉斑、褪色等情况进行登记。
2.2.2 在扫描前对照片的破损、变形、污渍、霉斑、褪色等情况不做任何技术复原，但在确保不会损伤照片的前提下，应对照片进行简单的清洁处理，如去除灰尘、污渍或霉点等，以提高扫描图像质量。
2.3 档案整理登记
对照片档案整理过程进行登记，包括目录审核、修改情况，照片检查情况等，作为数字化其他工作环节的依据（参见附表1）。
3 照片档案数字化
3.1 数字化方式
3.1.1 扫描
3.1.1.1 根据照片幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。如照片幅面过大，可采用小幅面扫描后进行图像拼接的方式处理。
3.1.1.2 照片有底片，且底片质量较好的，可采用底片扫描仪（胶片扫描仪）直接扫描底片转化为图像。
3.1.2 翻拍
没有扫描设备的，可采用数码相机翻拍照片。固定机身俯拍，不使用闪光灯。
3.2 色彩模式
采用彩色模式对照片进行扫描和翻拍。
3.3 扫描分辨率
3.3.1 分辨率参数大小的选择，应确保扫描形成的图像清晰、完整，能印制出与原件同等尺寸、图像还原效果较好的照片，满足照片复制、出版、展览等多种档案利用。
3.3.2 扫描照片时，扫描分辨率应大于或等于600dpi。
3.3.3 扫描底片时，扫描分辨率应大于或等于600dpi，可输出尺寸不低于5×7英寸（12.70×17.78厘米）的照片。
3.4 翻拍像素
3.4.1 数码相机翻拍像素的选择，应以翻拍形成的图像清晰、完整，印制出来的照片与原件接近为宜。
3.4.2 数码相机翻拍照片时，像素选择应高于600万像素。
3.5 数字化登记
登记照片档案数字化的方式，扫描的分辨率或翻拍的像素，大幅照片分小幅数字化的分解文件个数等。在登记的同时注意核对数字化的照片张数是否与档案整理登记的一致，发现漏扫或错扫时应及时补扫（参见附表1）。
4 图像处理
4.1 纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上感觉不偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合图像浏览习惯。
4.2 裁边
为缩小图像文件容量，节省存储空间，应适当去除扫描、拍摄形成的无内容、多余的边。
4.3 去污
对图像中出现的影响图像质量的杂质，如污迹、灰尘、霉点等，在不影响原画面的前提下应进行去除。
4.4 修复
在不影响照片原貌的前提下，适当地修补图像上原照片在保存过程中形成的裂痕、折痕、破损块等。
4.5 图像拼接
对大幅照片采用分小幅面扫描后，应进行拼接处理，合成为一个完整的图像，拼接后应与档案原件核实，确保拼接无误。
4.6 色彩调整
因照片保存、冲晒等原因，造成照片褪色、变色、偏色等情况，原则上不做技术处理。如出版、展览等利用需要，可对图像进行色彩调整。泛黄的黑白照片可通过去色还原黑白，彩色照片则通过调整红、蓝、绿基色等方式取得合适的色彩效果。
5 图像存储
5.1 图像存储格式
5.1.1 图像存储格式应选择TIFF（G4）或JPEG格式。
5.1.2 如需要提供网络查询的图像，应在5.1.1的基础上，采用图像处理软件，对图像文件进行批量转换、压缩、存储。
5.1.2.1 原JPEG格式的图像，压缩为原文件大小的20%，图像分辨率不变，存储为JPEG格式。
5.1.2.2 原TIFF格式的图像，先转换为JPEG格式，按5.1.2.1的方法压缩存储。
5.1.3 提供网络查询，已转换、压缩的图像文件，不能作为数字化数据备份存储。
5.2 图像文件的命名
5.2.1 以照片号命名该照片扫描、翻拍形成的图像文件。
5.2.2 照片号格式：
格式一：全宗号—ZP—目录号—案卷号（册号）—张号
格式二：全宗号—ZP—年度—张号
格式三：全宗号—ZP—年度—类别—张号
除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，以“—”间隔，并固定位数以利排序。具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号（册号）4位、张号4位、年度4位、类别2位。位数不足前补“0”，如“X001—ZP—001—0005—0078”。
ZP表示档案载体类型为照片。
5.2.3 为确保数据挂接的准确性，图像文件名应与其机读目录数据的照片号完全一致。
5.2.4 为了便于对图像文件的管理和利用，应建立相应的文件夹。
5.2.4.1 传统以案卷（册）管理的照片档案，每案卷
（册）建立一个文件夹并以其案卷号来命名，命名方式应与照片号一致，即“全宗号—ZP—目录号—案卷号（册号）”。
5.2.4.2 以归档照片方式管理的档案，每年度建立一个文件夹，文件夹的命名方式与照片号一致，即“全宗号—ZP—年度”。
6 目录建库
6.1 数据格式
选择通用的数据格式（DBF、TXT），能直接或间接地通过XML文档进行数据交换。
6.2 照片档案著录
按照《档案著录规则》（DA/T 18）、《广西照片档案目录数据采集方案》、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则（试行）》等要求进行著录，建立规范照片档案目录数据库。
6.3 目录数据质量检查
质量检查可采用人工抽查或软件自动校对等方式，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确。为了保证目录数据与图像文件能够正确挂接，检查时要重点检查照片号是否准确、录入的数据条目数与照片档案的实际数量是否一致，发现数据错录、漏录应及时进行修改、补录。
7 数据挂接
7.1 汇总挂接
数字化后形成的图像数据库，经过质量检查确认合格后，通过相应的软件与照片档案目录数据库进行批量挂接。
7.2 检查挂接
数据挂接后，以照片档案目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，核对图像文件的内容、照片号与目录数据是否一致，发现错误及时作出修正。
7.3 挂接登记
对汇总挂接及检查挂接的情况进行登记，对挂接错误的注明错误原因、处理办法及修正结果。
8 数据验收
8.1 数据抽查
8.1.1 以抽查的方式检查完成数字化的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
8.1.2 同一批验收的照片档案，抽查的比率不得低于5%。
8.2 验收指标
8.2.1 照片目录数据库与图像文件挂接错误，图像文件不完整、不清晰、有错误等，为“不合格”。
8.2.2 同一批验收的档案，质量抽查合格率达到95%以上（含95%）时，可以验收“通过”。
合格率=抽查合格的文件数/抽查文件总数×100%
8.3 验收审核
验收“通过”的结论，必须经过分管领导审核、签字后才有效。
8.4 验收登记
对验收过程进行详细登记，以备查考（参见附表2）。
9 数据备份
9.1 备份要求
9.1.1 在档案数字化的过程中,应把每天形成的图像文件数据备份到指定的计算机硬盘上。
每星期形成的图像文件数据，除备份在计算机硬盘外，应采用移动硬盘等存储设备脱机备份一套。
9.1.2 数据挂接并验收合格后，应及时进行成品备份。采用多套备份方式，存储至脱机介质上，备份介质按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、硬磁盘等,至少备份3套，并注意异地保存。
9.2 备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，并简略说明备份内容和备份时间，以便查找和管理。
9.3 备份登记
对每次备份的内容、数据格式、数据大小、文件数量、数据运行平台、备份时间、备份介质、备份套数、备份人及数据存放位置等进行记录（参见附表3）。
10 数据管理
10.1 管理要求
加强对照片档案数字化成果的管理，制定相应的管理制度，对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。
10.2 保管环境
10.1.1 数据备份介质存放时应远离强磁场、强热源，与酸碱等有害物质隔离，并防止沾染灰尘和污垢。
10.1.2 数据备份介质保管环境温度为17℃～20℃，相对湿度为35%～45%。
10.2 保管要求
10.2.1 光盘应单片装盒，竖立存放，避免挤压。不得擦洗、划痕、触摸其裸露处以及弯曲、挤压、摔打盘片。
10.2.2 硬磁盘应保持平直度，避免受到撞击、震动。
10.2.3 磁带应存放在磁带柜内。
10.3 检测与维护
10.3.1 备份数据光盘每年进行一次抽样机读检测，进行有效性、安全性检查，抽样率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施。并每4至5年重新刻录、备份数据。
10.3.2 磁带、硬磁盘等磁性介质每两年进行一次抽样机读检测，抽样率不低于10%，发现问题及时修复、恢复数据，必要时进行数据迁移。
10.3.3 如原数据运行的软、硬件平台发生改变，应及时对数据进行转换，并做好备份。
10.3.4 做好数据检测与维护过程的登记，数据检测时应说明检测方法、结果及处理措施，数据转换时应说明数据转换的原因及采取的转换措施、转换数据数量等。
