第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合本校实际，特制定本制度。
第二条部门立卷归档是指学校各单位（部门）以预立卷（平时归卷、随办随归）工作为指引，将办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料按归档范围进行收集，并按照归档文件整理规则进行组件（卷）、分类、排列、编号、编目和整理，使之有序化后，将纸质档案移交到学校档案馆的工作。
第三条学校各独立建制的单位（部门）均为立卷归档部门，一个立卷归档部门内的档案（包括下属机构的档案）要统一立卷归档，学校档案馆按立卷归档部门接收档案。
第四条 立卷部门的日常工作由设立单位（部门）负责管理，各单位（部门）应设置固定的、相对独立的档案工作场所，配备数量充足、符合要求的文件柜、档案柜，确保存放档案文件资料的安全。
第五条 各立卷部门根据校档案馆的要求，建立本单位（部门）的档案收集、积累、立卷、整理、归档工作制度。
第六条各单位（部门）分管档案工作的负责人、兼职档案员和档案工作有关人员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责，并依据本单位（部门）年度文件材料形成的规律、特点和归档要求，在档案馆的指导下，在规定的时间内完成立卷归档工作。
第七条学校实行纸质、电子文件双套制归档，要同时做好纸质和电子文件的收集、整理、归档。
第八条校内机构调整、撤销前，应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理、立卷工作，移交到档案馆保存，任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。
第九条立卷归档的组织与分工
（一）学校档案馆负责全校立卷归档工作的组织与实施，指导和监督各立卷归档部门的立卷归档工作，并定期对兼职档案员进行业务培训和考核。
（二）各立卷归档部门负责组织本单位（部门）的立卷归档工作，并接受学校档案馆的指导和监督。
（三）各立卷归档部门建立文档管理制度，对日常形成的文件材料进行集中管理，每项工作完成后应由承办人收集整理文件材料并向单位（部门）兼职档案员移交，兼职档案员负责指导单位（部门）内各下属机构及工作人员文件材料的收集、整理和归档。
（四）相关立卷归档部门在对省级及以上科研项目鉴定、基建工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在50万元以上）开箱验收时，要同时审查验收应归档文件材料的完整性、系统性。
第十条文件材料的立卷归档分工
立卷归档部门按《桂林理工大学档案归档范围和档案保管期限表》确定文件材料归档范围，收集文件并立卷归档。
（一）上级党、政部门下达的文件及其他外单位来文，由学校党委（校长）办公室机要科负责统一立卷归档；学校内部印发的文件，由学校党委（校长）办公室秘书科负责统一立卷归档；校内请示报告文件，由学校党委（校长）办公室督查督办办公室负责统一立卷归档；各单位（部门）盖章印发的有保存价值的重要红头文件等文件材料，由各单位（部门）收集立卷归档。
（二）学校对外签订的各类合同资料由学校党委（校长）办公室法律事务科负责统一收集立卷归档。
（三）学校举办（承办）的国际和全国性科研学术会议文件材料或重要学术讲座文件材料，由科学技术研究院统一收集立卷归档；其他类型国际和全国性重要会议活动材料，由组织召开会议的单位负责收集立卷归档；多个单位联合召开的会议文件材料，由牵头单位负责收集立卷归档。
（四）50万元以上仪器设备档案，由资产管理处统一收集立卷归档；50万元以下的仪器设备档案，由设备使用单位立卷自行保管。
（五）基本建设（含大型维修、改造）项目文件材料由基建处（基建文件材料形成部门）负责收集立卷归档。
（六）财务文件材料及报表、账簿、凭证、工资册等由财务文件材料形成部门负责收集立卷归档。
（七）毕业生学籍档案由归口管理部门负责收集立卷归档：本科生学籍卡、成绩单、毕业设计论文成绩由本科生院负责收集立卷归档；本科毕业生登记表由学工处负责收集立卷归档；研究生毕业学籍学位档案（成绩单、学籍卡、论文评阅书、学位申请书和毕业生登记表）由各学院预立卷，研究生院负责统一收集审核归档。
（八）各教学单位和教学管理部门在教学评估与认证、专业申报、博士点申报、奖项申报等工作中共同形成的文件材料，由相关教学管理部门负责收集立卷归档。
（九）教研、科研项目文件材料由课题组负责人预立卷，分别由教学、科研管理部门负责统一收集审核归档。
（十）数码照片、视频等声像档案由拍摄、形成单位（部门）负责收集立卷归档。
（十一）奖品、奖牌和纪念品等实物档案，由收受单位（部门）负责收集立卷归档；废止印章实物档案，由学校党委（校长）办公室负责收集立卷归档。
（十二）负责重大单项工作的临时性机构形成的文件材料，由牵头部门负责收集立卷归档。
第十一条 各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
（一）归档的文件材料要齐全完整真实有效，原则上要求是原件，破损文件应予修复，具有凭证作用的文件材料须加盖印章；
（二）归档的文件材料，要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚，图像印章清晰，应用黑色耐久笔书写，不能使用热敏纸，不能使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、易褪色的材料等书写文件；
（四）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应附在文字材料之后，共同组成保管单元；
（五）照片、光盘、录音录像等要注释时间、地点、人物、事件等，实物还应注明赠送人和接收人等。
（六）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；
（七）归档材料的著录符合档案计算机管理要求。
第十二条 各类档案材料归档时间为：
（一）数码照片、录音录像等声像档案在公务活动结束后随办随归；
（二）研究生毕业生学籍学位档案和本科毕业生登记表档案在学生毕业当学年寒假前（一般为当年12月底前）完成归档；
（三）基建类档案在项目取得市城建馆的工程档案接收证明书后1周内完成归档；
（四）出版类档案在报刊、著作出版后2个月内完成归档；
（五）财会类档案材料在该会计年度结束后，由财务处或二级独立核算单位保管2年，期满后的次年4月底前归档；
（六）重大活动档案在活动结束后2个月内完成归档；
（七）各单位（部门）其他类档案均在次学年4月底前完成归档。
第十三条 本制度自公布之日起实施，由档案馆负责解释。如有未尽事宜，由档案馆根据实际情况进行补充和完善。
